Puedes evaluar la IA para recopilar facturas y registros relacionados, preparar comparaciones de cantidades y precios y marcar diferencias según las reglas acordadas. Un resultado útil muestra fuentes y excepciones; no aprueba la factura ni el pago. Para los servicios, utilice la evidencia requerida por el acuerdo en lugar de asumir que existe una entrada de mercancías.
Solicita una diferencia explicada
Abrir tres documentos y encontrar la misma referencia es un trabajo de preparación. Para decidir si los bienes no entregados se pueden facturar o si se acordó un precio diferente, es necesario el contexto de la compra. Para delegar el primer paso manteniendo el segundo, solicite una comparación con las fuentes, las reglas aplicadas y los puntos que requieren revisión.
En la documentación de Microsoft Dynamics 365 Finance, coincidencia de tres vías compara los precios de las facturas con las órdenes de compra y las cantidades de las facturas con los recibos de productos seleccionados. Las tolerancias dependen de la configuración. Esto describe el método de ese sistema; no establece un conector Digital Employee disponible. Fuente: Microsoft, cotejo de facturas..
La evaluación debe comenzar con tus documentos: entidad, proveedor, pedido, líneas y período. la guía sobre Tareas financieras que podrías delegar te ayuda a elegir un alcance inicial. Aquí seguimos detalladamente una verificación de facturas.
Un pedido, una entrega parcial y una factura
Este ejemplo ilustrativo utiliza datos totalmente ficticios, en EUR, sin impuestos y sin descuentos ni cargos adicionales. La empresa Alpha compra el mismo componente X1 en todo momento. El registro de entrega documenta la entrega física en este ejemplo; No asumimos que por sí solo confirme la aceptación o la calidad de los productos. No se presenta como equivalente legal de ningún documento de entrega nacional en particular.
Desplácese por la tabla horizontalmente para leer cada columna.
| Fuente | Cantidad | Precio unitario | Base de comparación |
|---|---|---|---|
| Orden de compra PO-240, línea 1 | 120 unidades | 25,00 euros | 120 × 25 = 3.000,00 EUR pedidos. |
| Acta de entrega D-81, línea 1 | 80 unidades entregadas | No declarado | Entrega parcial contra PO-240; 80 × 25 = 2.000,00 EUR al precio del pedido. |
| Factura F-610, línea 1 | 100 unidades | 26,00 euros | 100 × 26 = 2.600,00 euros facturados. |
La comparación identifica dos diferencias: 100 − 80 = 20 unidades facturadas más allá de la entrega documentada, y 26 − 25 = 1,00 EUR extra por unidad. El desfase entre la factura y la entrega valorado al precio del pedido es de 600,00 EUR: 20 × 25 = 500,00 EUR de cantidad, más 100 × 1 = 100,00 EUR de precio. No vuelva a sumar estas diferencias al total.
Las 40 unidades aún por entregar del pedido son diferentes de las 20 unidades facturadas más allá del registro de entrega disponible. Responden diferentes preguntas. 2.000,00 EUR tampoco se convierten automáticamente en un importe autorizado para el pago: todavía es necesario comprobar las condiciones de compra, otros recibos y aprobaciones.
Lo que debe recibir el revisor
Para este ejemplo, utilizamos una regla ilustrativa: el precio debe ser igual al precio del pedido y la cantidad facturada no debe exceder el recibo documentado. Esta no es una tolerancia recomendada para todas las empresas. Un resultado útil podría verse así:
- Asunto y fuentes
- Empresa Alfa, componente X1; F-610/línea 1 frente a PO-240/línea 1 y D-81/línea 1.
- Resultado
- Revisión requerida: diferencia de cantidad de 20 unidades; diferencia de precio de 1,00 EUR por unidad. Ninguna conclusión sobre error o fraude.
- evidencia faltante
- Cualquier entrega adicional y autorización para el cambio de precio.
- Propietarios
- Equipo de recepción de mercancías para la recepción; adquisición por el precio; cuentas por pagar para la revisión de facturas.
- Siguiente paso
- Solicita las pruebas faltantes y reevalúe la comparación. Esta salida no autoriza ni una contabilización ni un pago.
Definir reglas a nivel de línea
Antes de comparar documentos, establezca cómo reconocer un mismo artículo, unidad de medida y referencia. Diez paquetes no son diez artículos individuales si el pedido utiliza paquetes de doce: la conversión debe provenir de una fuente autorizada. No asigne a dos descripciones similares el mismo código de artículo sin una regla que pueda verificarse.
Acuerda qué diferencias necesitan revisión, quién aprueba las tolerancias y su base de cálculo: precio unitario, cantidad o total de línea. Mantener diferenciados los impuestos, descuentos y cargos adicionales; comparar un monto bruto con un monto neto produce una diferencia sin una base útil. El resultado debe identificar la versión de la regla aplicada.
Utiliza un estado explícito para los registros faltantes. "Orden de compra no disponible" no significa "factura incorrecta". La preparación puede continuar para los campos que se pueden verificar, dejando abiertos aquellos que necesitan una fuente.
Casos que cambian la comparación
- Entregas parciales: considerar los recibos relevantes y las cantidades ya facturadas. Evita utilizar el mismo recibo para respaldar varias facturas.
- Notas de crédito: identificar la factura y las líneas con las que se relacionan. Una nota de crédito disponible no compensa automáticamente ninguna diferencia del mismo proveedor.
- Posibles duplicados: el mismo número de factura, proveedor y comprobante de monto, incluso si representan copias o documentos corregidos. No elimine registros ni bloquee permanentemente a un proveedor basándose únicamente en la similitud.
- Servicios: puede que no haya entrada de mercancías. Dependiendo del acuerdo, utilice el período de servicio, evidencia de progreso o confirmación de la persona responsable. No inventes un documento de recibo para completar el patrón.
Mantén tres decisiones separadas
Identificar una discrepancia, aprobar su tratamiento contable y autorizar el pago son pasos distintos. Define quién puede publicar cada paso y qué evidencia necesita, utilizando la guía sobre controles y aprobaciones. IA no autoriza pagos ni cambios de datos bancarios.
Si los términos originales son difíciles de reconstruir, mejore los anteriores. comparación de cotizaciones de proveedores manteniendo exclusiones y condiciones acordadas. Para evaluar este trabajo dentro del servicio, comience con Digital Employee para equipos financieros y una muestra anónima que contiene casos completos e incompletos. Mide el tiempo que los revisores necesitan para resolver una excepción, así como también cuántas líneas se comparan.