Puoi valutare l'AI per raccogliere fatture e documenti collegati, preparare il confronto di quantità e prezzi e segnalare differenze rispetto alle regole concordate. L'output utile mostra fonti ed eccezioni; non approva la fattura o il pagamento. Per i servizi, scegli le evidenze previste dal contratto invece di presumere che esista un DDT.
Il risultato da chiedere: una differenza spiegata
Aprire tre documenti e cercare lo stesso riferimento è lavoro di preparazione. Decidere se una quantità non consegnata sia fatturabile, oppure se un prezzo diverso sia stato concordato, richiede il contesto dell'acquisto. Per delegare il primo passaggio senza perdere il secondo, chiedi un confronto con fonti, regole applicate e punti da verificare.
Il termine three-way matching indica, nella documentazione di Microsoft Dynamics 365 Finance, il confronto dei prezzi fra fattura e ordine e delle quantità fra fattura e ricezioni selezionate. Le tolleranze dipendono dalla configurazione. È un riferimento al metodo di quel gestionale, non la promessa di un suo connettore nel servizio Digital Employee. Fonte: Microsoft, invoice matching.
La verifica da progettare parte dai tuoi documenti: società, fornitore, ordine, righe e periodo. La guida ai processi finance delegabili aiuta a scegliere un perimetro iniziale; qui seguiamo nel dettaglio il controllo di una fattura.
Un ordine, una consegna parziale, una fattura
Esempio illustrativo con dati interamente fittizi, in EUR, al netto delle imposte e senza sconti o costi accessori. La società Alfa acquista lo stesso componente X1 in tutti i documenti. Il DDT documenta la consegna fisica prevista da questo esempio; non assumiamo che basti, da solo, a confermare accettazione o qualità della merce.
Scorri la tabella in orizzontale per leggere tutte le colonne.
| Fonte | Quantità | Prezzo unitario | Dato da confrontare |
|---|---|---|---|
| Ordine PO-240, riga 1 | 120 unità | EUR 25,00 | 120 × 25 = EUR 3.000,00 ordinati. |
| DDT D-81, riga 1 | 80 unità consegnate | Non indicato | Consegna parziale riferita a PO-240; 80 × 25 = EUR 2.000,00 valorizzati al prezzo d'ordine. |
| Fattura F-610, riga 1 | 100 unità | EUR 26,00 | 100 × 26 = EUR 2.600,00 fatturati. |
Il confronto rileva due differenze: 100 − 80 = 20 unità fatturate oltre la consegna documentata e 26 − 25 = EUR 1,00 in più per unità. Lo scostamento fra fattura e consegna valorizzata è EUR 600,00: 20 × 25 = EUR 500,00 per la quantità, più 100 × 1 = EUR 100,00 per il prezzo. Non sommare di nuovo le differenze al totale.
Le 40 unità ancora da consegnare rispetto all'ordine non coincidono con le 20 unità fatturate oltre il documento disponibile. Sono domande diverse. Nemmeno EUR 2.000,00 diventa automaticamente un importo da pagare: servono condizioni d'acquisto, ulteriori ricezioni e approvazioni.
Come dovrebbe arrivare l'eccezione al responsabile
Per questo esempio scegliamo una regola illustrativa: prezzo uguale all'ordine e quantità fatturata non superiore alla ricezione documentata. Non è una tolleranza consigliata per tutte le aziende. Un output utile potrebbe essere:
- Oggetto e fonti
- Società Alfa, componente X1; F-610/riga 1 confrontata con PO-240/riga 1 e D-81/riga 1.
- Esito
- Da verificare: differenza quantità 20 unità; differenza prezzo EUR 1,00 per unità. Nessuna conclusione su errore o frode.
- Informazione mancante
- Eventuale seconda consegna e autorizzazione a modificare il prezzo.
- Responsabili
- Magazzino per la ricezione; acquisti per il prezzo; contabilità fornitori per la verifica della fattura.
- Prossimo passo
- Richiedere le evidenze mancanti e riesaminare il confronto. Nessuna registrazione o disposizione di pagamento approvata da questo output.
Definisci le regole a livello di riga
Prima di confrontare, stabilisci come riconoscere lo stesso articolo, unità di misura e riferimento. Dieci confezioni non sono dieci pezzi se l'ordine usa una confezione da dodici: la conversione deve provenire da una fonte autorizzata. Non attribuire a due descrizioni simili lo stesso codice senza una regola verificabile.
Concorda quali scarti richiedono revisione, chi approva le tolleranze e su quale base si calcolano: prezzo unitario, quantità o totale di riga. Mantieni separati imposte, sconti e costi accessori; confrontare una somma lorda con una netta crea una differenza priva di significato operativo. La versione della regola deve accompagnare l'esito.
Per i documenti mancanti usa uno stato esplicito. «Ordine non disponibile» non significa «fattura sbagliata». La preparazione può continuare sui campi verificabili, lasciando aperti quelli che richiedono una fonte.
I casi che cambiano il confronto
- Consegne parziali: considera le ricezioni pertinenti e quanto è già stato fatturato. Evita di riutilizzare la stessa consegna per giustificare più fatture.
- Note di credito: identifica la fattura e le righe cui si riferiscono. Una nota presente non compensa automaticamente qualunque differenza dello stesso fornitore.
- Possibili duplicati: stesso numero, fornitore e importo sono elementi da verificare, anche rispetto a copie o documenti rettificati. Non cancellare documenti né bloccare definitivamente il fornitore sulla sola somiglianza.
- Servizi: il DDT può non esistere. Usa, secondo il contratto, periodo del servizio, stato di avanzamento o conferma del responsabile. Non inventare un documento di ricezione per completare lo schema.
Tieni separate tre decisioni
Individuare una differenza, approvare il trattamento contabile e autorizzare il pagamento sono passaggi distinti. Definisci chi può sbloccarli e quali evidenze deve ricevere, usando i criteri della guida su controlli e approvazioni. L'AI non autorizza pagamenti o modifiche alle coordinate bancarie.
Se le condizioni iniziali sono difficili da ricostruire, puoi migliorare a monte il confronto delle offerte dei fornitori, conservando esclusioni e termini accettati. Per valutare questo lavoro nel servizio, parti dalla pagina Amministrazione e finanza e da un campione anonimizzato che includa casi completi e incompleti. Verifica quanto tempo serve al responsabile per risolvere l'eccezione, non soltanto quante righe vengono confrontate.