Per preparare un confronto utile devi riportare le offerte allo stesso fabbisogno, conservando fonti, unità, quantità, valuta, inclusioni e condizioni. L'AI può essere valutata per estrarre e organizzare questi dati, evidenziando ciò che manca. La scelta richiede criteri definiti dall'azienda e resta alle persone autorizzate, insieme all'impegno contrattuale.
Il confronto comincia da ciò che vuoi acquistare
Tre offerte possono avere lo stesso titolo e coprire lavori diversi. Una include trasporto e montaggio, un'altra indica solo la fornitura, una terza esprime il prezzo per confezione. Mettere in colonna i tre totali senza chiarire queste differenze produce una graduatoria poco utile.
Prima di leggere i prezzi, scrivi il fabbisogno: quantità, caratteristiche richieste, luogo di consegna, attività incluse e termine necessario. Se alcuni requisiti sono indispensabili, distinguili dalle preferenze. Un prezzo favorevole non risolve un requisito non soddisfatto.
CIPS indica valore, qualità e affidabilità fra i criteri di selezione e distingue il valore dal semplice prezzo basso. I criteri applicabili e il loro peso restano una scelta della tua azienda. Fonte: CIPS, supplier selection.
Tre offerte sintetiche nella stessa valuta
Esempio illustrativo, non un confronto fra fornitori reali. Il fabbisogno è di 100 sedute della specifica S1, consegnate e montate in una sede entro 20 giorni lavorativi dall'ordine. Le cifre sono tutte in EUR, al netto delle imposte. Non vengono applicati tassi di cambio, sconti o costi finanziari ipotetici.
Le fonti fittizie sono riportate qui per rendere verificabile la tabella. In un progetto reale ogni riferimento dovrebbe aprire la versione autorizzata del documento.
- Offerta A, OA-11, pagine 1–2: 100 sedute S1 a EUR 48,00 ciascuna; trasporto EUR 200,00; montaggio EUR 300,00. Consegna proposta in 15 giorni lavorativi; pagamento a 30 giorni dalla fattura; offerta valida 15 giorni.
- Offerta B, OB-07, pagina 1: 100 sedute S1 a EUR 50,00 ciascuna, trasporto e montaggio inclusi. Consegna proposta in 25 giorni lavorativi; pagamento a 30 giorni dalla fattura; offerta valida 30 giorni.
- Offerta C, OC-03, pagine 1–2: 10 confezioni da 10 sedute S1 a EUR 460,00 per confezione; trasporto EUR 150,00; montaggio escluso e non quotato. Consegna stimata in 10 giorni lavorativi, da confermare; pagamento anticipato; validità non indicata.
Scorri la tabella in orizzontale per leggere tutte le colonne.
| Voce | A · OA-11 | B · OB-07 | C · OC-03 |
|---|---|---|---|
| Quantità normalizzata | 100 unità | 100 unità | 10 × 10 = 100 unità |
| Prezzo per unità | EUR 48,00 | EUR 50,00 | 460 ÷ 10 = EUR 46,00 |
| Fornitura | 100 × 48 = EUR 4.800,00 | 100 × 50 = EUR 5.000,00 | 10 × 460 = EUR 4.600,00 |
| Trasporto | EUR 200,00 | Incluso nel prezzo | EUR 150,00 |
| Montaggio | EUR 300,00 | Incluso nel prezzo | Escluso; costo non disponibile |
| Somma dei costi noti | EUR 5.300,00 | EUR 5.000,00 | EUR 4.750,00; perimetro incompleto |
| Termine rispetto al requisito | 15 giorni: entro i 20 richiesti | 25 giorni: oltre i 20 richiesti | 10 giorni stimati: impegno da confermare |
| Pagamento e validità | 30 giorni; validità 15 giorni | 30 giorni; validità 30 giorni | Anticipato; validità da chiedere |
Cosa puoi concludere, e cosa resta aperto
A costa EUR 5.300,00 per il perimetro indicato: 4.800 + 200 + 300. B costa EUR 5.000,00 perché i servizi sono compresi; non devi aggiungerli una seconda volta. La differenza fra A e B è EUR 300,00, ma B propone una consegna oltre il requisito dell'esempio. Spetta al responsabile decidere se quel termine sia negoziabile o vincolante.
Per C, 4.600 + 150 = EUR 4.750,00 è soltanto la somma delle voci note. Non è il costo del fabbisogno completo: manca il montaggio. Non stimarlo copiando i EUR 300,00 di A e non trattare «escluso» come «gratis». Chiedi un'integrazione all'offerta oppure documenta separatamente come l'azienda coprirebbe quel lavoro, con un costo verificato.
A è la sola offerta che, nelle informazioni dell'esempio, include il perimetro e propone il termine richiesti. Questo non basta a sceglierla: qualità, condizioni contrattuali e affidabilità devono ancora essere valutate dalle persone competenti. Nessun punteggio automatico colma queste verifiche.
Come preparare il confronto senza perdere le fonti
Puoi valutare la delega di raccolta delle offerte, estrazione dei campi concordati e compilazione di una bozza comparativa. Conserva il documento originale, la versione, la pagina e il passaggio da cui deriva ogni dato. Quando un'offerta viene aggiornata, rendi visibile quale versione sostituisce la precedente.
Se le unità differiscono, mostra sia il dato originario sia la conversione documentata. Se le valute differiscono, tienile separate finché non esistono tasso, data e fonte approvati per il confronto; non costruire una graduatoria con numeri nominali non confrontabili. Non presumere equivalenza tecnica fra modelli che hanno descrizioni simili.
Per ogni campo usa stati comprensibili: incluso, escluso, prezzo indicato, dato mancante o condizione da confermare. Il testo «trasporto incluso» è informazione diversa da una cella vuota. Allo stesso modo, una disponibilità indicativa non è un impegno confermato.
Prepara le domande residue prima della scelta
Il risultato per acquisti dovrebbe contenere anche poche richieste precise. Nell'esempio: B può rispettare il termine richiesto, con quali condizioni? C può quotare il montaggio, confermare la consegna e indicare la validità? Per tutti, le caratteristiche S1 e gli eventuali requisiti di assistenza sono documentati nella versione da approvare?
Le risposte aggiornano il confronto; non autorizzano da sole l'emissione dell'ordine. Criteri, eventuali pesi, scelta del fornitore e impegno contrattuale restano alle persone autorizzate. Gli invii ai fornitori seguono i canali e i permessi concordati.
Conserva il confronto anche dopo l'acquisto
Le condizioni approvate aiutano il successivo controllo fra ordine, consegna e fattura. Questo processo riguarda offerte ricevute dai fornitori; la preparazione dei preventivi per i clienti segue un percorso commerciale diverso.
Per valutarne la delega, usa la scheda di preparazione del primo processo: un fabbisogno, tre offerte anonimizzate, output desiderato e un revisore acquisti. La pagina Cosa può fare Digital Employee presenta il lavoro su informazioni e attività definite. La compatibilità con i tuoi archivi e le autorizzazioni va verificata sul caso concreto; non occorre scegliere una nuova piattaforma prima di descrivere il lavoro.